Coordinateur.rice administratif·ve & qualité CFA & Formation F/H

L'entreprise

Synergie Family, c’est une aventure humaine portée par la conviction que chacun possède un talent unique prêt à être révélé. À travers l’animation 🎨, l’innovation éducative 📚 et l’inclusion 🤝, nous imaginons des projets ambitieux qui transforment les parcours de vie et créent un impact positif sur les territoires. Rejoindre notre aventure, c’est vivre une expérience pleine de sens et de dynamisme, où chaque mission est une chance de grandir, d’innover et d’agir pour un monde plus solidaire.

Description du poste

Votre rôle

Votre mission principale sera de sécuriser et fluidifier l’ensemble de la chaîne administrative de nos activités de formation.

Nous recherchons une personne capable de prendre en charge ses sujets avec autonomie, d’identifier les points de vigilance, d’anticiper les échéances et de proposer des améliorations lorsque cela est nécessaire.

Vos principales responsabilités

Piloter la gestion administrative et financière des formations certifiantes et du CFA

• Établir et suivre les CERFA, conventions et dossiers de financement, en lien avec les OPCO et autres financeurs.

• Assurer le suivi de la facturation du CFA et de l’organisme de formation.

• Planifier et mettre à jour les sessions dans l’outil de gestion.

• Produire et sécuriser les documents administratifs liés aux parcours des apprenants.

• Être le référent administratif des équipes pédagogiques et faciliter le déploiement opérationnel des formations.

Coordonner l’administration des formations réalisées pour les entreprises partenaires

• Organiser et planifier les sessions de formation.

• Coordonner les intervenants et sécuriser le cadre administratif et qualité de leurs interventions.

• Organiser les aspects logistiques : salles, matériel et informations nécessaires au bon déroulement des sessions.

• Assurer le suivi administratif des apprenants et des clients dans le respect des exigences qualité.

• Faire évoluer les outils et processus afin de simplifier, fiabiliser et automatiser la gestion administrative.

Assurer la mission de Référent·e Handicap du CFA

• Être l’interlocuteur identifié sur les questions liées au handicap.

• Participer à l’identification des besoins et à la mise en place des adaptations nécessaires, en lien avec les équipes et partenaires concernés.

Piloter et faire vivre la démarche qualité

• Assurer une veille sur les évolutions du référentiel et des exigences qualité applicables.

• Maintenir à jour les procédures, guides et documents internes.

• Accompagner les équipes dans l’application des processus et l’amélioration continue des pratiques.

• Préparer et coordonner les éléments nécessaires aux audits Qualiopi.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne qui connaît suffisamment l’univers de la formation professionnelle pour être rapidement autonome sur son périmètre.

Une expérience en CFA, organisme de formation ou environnement comparable est particulièrement recherchée, avec une bonne compréhension :

• du fonctionnement d’un CFA et de la formation professionnelle ;

• de la gestion administrative et financière des formations ;

• des enjeux liés à Qualiopi et à la traçabilité documentaire ;

• des problématiques d’accueil et d’accompagnement liées au handicap.

Les compétences et qualités attendues

• Culture de l’amélioration continue : savoir identifier les points de friction et proposer des solutions concrètes.

• Appétence pour l’automatisation et l’optimisation des process.

• Maîtrise des outils digitaux et usage pertinent de l’IA.

• Organisation, priorisation et agilité dans la gestion de plusieurs sujets et des périodes de forte activité.

• Rigueur, autonomie et capacité d’anticipation pour sécuriser les dossiers et les échéances.

• Communication et coopération avec les équipes, apprenants, clients, partenaires et financeurs.

✨ Pourquoi nous rejoindre ?

Un poste complet, au cœur de l’activité formation, avec une vraie autonomie et un périmètre qui mêle coordination, relation client, gestion, pilotage et amélioration continue.

Vous aurez la possibilité de faire évoluer les process et les outils tout en restant connecté/e à la réalité du terrain.

Avantages

• 1 jour de télétravail par semaine

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